案件管理は Groove フォーム ツールを使うように設計されたツールで 案件報告と返信追跡におけるすべてのフェーズの管理に役立ちます ユーザーはレポートを作成したり 所有権を割り当てたり 状態の時間的経緯を追跡したりできます 案件管理ツールにおけるフォーム ...

案件管理は Groove フォーム ツールを使うように設計されたツールで、案件報告と返信追跡におけるすべてのフェーズの管理に役立ちます。ユーザーはレポートを作成したり、所有権を割り当てたり、状態の時間的経緯を追跡したりできます。


[案件管理ツールにおけるフォーム]

このツールには基本フォームとして次の 2 種類があります:
  · 案件: このフォームは、案件の詳細の取得、所有権の割り当て、状態の追跡に使用します。
  · 返信: このフォームは、案件レコードへの返信の作成に使用します。

すべてのワークスペース メンバーが案件レコードと返信レコードを作成できます。さらに、必要な権限を持っているワークスペース メンバーは、案件レコード内のピック リスト フィールドに値を入れるために使用される特別なキーワード レコードも作成できます。これらの権限はフォーム デザインの中で定義され、メンバー ロールによって与えられるか、個々のワークスペース メンバーに直接与えられます。


[案件レコードについて]

次の点に注意してください:
  · フィールドにタイトルを入力する必要があります。
  · ID フィールドはスクリプト コードによって自動的に生成され、レコード作成者を一意に識別します。
  · ドロップダウン リスト フィールド (たとえば "組織" ) にはカスタム値を追加できます。これらの値は、後続レコードの対応するキーワード レコードのキーワードと結合されます。


[返信レコードについて]

返信レコードでは、"タイトル" フィールドが親案件レコードのタイトルへの返信として自動的に記入されます。


[キーワード レコードの作成について]

自分に割り当てられている権限によっては、[新規作成] ドロップダウン メニューにいくつかのキーワード レコード オプションが表示されます。

キーワード レコードには、対応するドロップダウン リストに表示される値が含まれます。たとえば、3 つのキーワード/状態レコードを作成して、"New"、"Open"、"Closed" という値を定義したとします。すると、新しい案件レコードを作成して "状態" ドロップダウン リスト フィールドを選択したときに、これらのオプションがドロップダウン リストに表示されます。


[キーワード レコードを作成する]

新しいキーワード レコードを作成するには、次の操作を行います:
  1. [新規作成] をクリックし、作成するキーワード レコードのタイプを一覧から選択します。
  2. 目的のキーワードをテキスト ボックスに入力します。
  3. キーワード レコードを保存します。

[キーワード レコードを表示および編集する]

キーワード レコードを表示するには、[ビュー] メニューからキーワード タイプのビューを選択します。ビューを選択した後は、キーワード レコードを編集用に開くことができます。


[案件管理ツールにおけるビュー]

ここでは、案件管理ツールでレコードを表示するためのいろいろなビューについて説明します。すべてのビューには、キーワード レコードを選別するためのビュー フィルターがあります。

[すべて]: ID を主列として、すべてのレコードが表示されます。ビューを並べ替えるには、いずれかの列見出しをクリックします。

[担当]: その案件に割り当てられた組織によって並べ替えることができます。表示される列は組織と個人および案件タイトルに割り当てられます

[カテゴリ]: 案件カテゴリによって並べ替えます。カテゴリ、サブカテゴリ、優先度、状態、タイトルなどの列が含まれます。

[担当案件]: 自分に割り当てられた案件のみを表示するビュー フィルターを使って階層的な並べ替えが可能です。

[発信者]: [担当] ビューと構造は似ていますが、[発信者] では、表示とグループ化を、割り当てられた組織によってではなく、その案件を初めに出した組織と個人によって行います。

[優先度]: レコードが、割り当てられた優先度によってグループ化されます。優先度、状態、タイトル、作成日付などの列が表示されます。

[状態]: 優先度ビューと似ていますが、状態が主列かつグループ化列になっています。

すべてのワークスペース メンバーが表示できる上記の各ビューに加えて、必要な権限を持つメンバーは、キーワード ビューにアクセスして、キーワード レコードを一覧表示することもできます。