L'outil Suivi des problèmes est conçu à l'aide de l'outil Formulaires Groove et il est utile pour gérer toutes les phases ...

L'outil Suivi des problèmes est conçu à l'aide de l'outil Formulaires Groove et il est utile pour gérer toutes les phases de la signalisation des problèmes et du suivi des réponses. Les utilisateurs peuvent créer des rapports, attribuer la propriété et suivre l'état au fil du temps.  


[Formulaires de l'outil Suivi des problèmes]

Il existe deux types de formulaires de base dans cet outil :
  · Problème : utilisez ce formulaire pour collecter les détails d'un problème, attribuer la propriété et en suivre l'état.
  · Réponse : utilisez ce formulaire pour créer une réponse à un problème.

Tous les membres de l'espace de travail peuvent créer des enregistrements pour des problèmes et des réponses. En outre, les membres de l'espace de travail qui ont les privilèges requis peuvent créer des enregistrements de mots clés spéciaux qui servent à remplir les champs avec liste de choix dans les enregistrements des problèmes. Ces privilèges sont définis lors de la création du formulaire et ils peuvent être accordés par le rôle de membre ou directement aux membres de l'espace de travail spécifique.


[À propos des enregistrements des problèmes]

Notez les informations suivantes :
  · vous devez entrer un titre dans le champ Titre.
  · Le champ ID est créé automatiquement par le code du script et il identifie le créateur de l'enregistrement.
  · Vous pouvez ajouter des valeurs personnalisées dans les champs avec liste de choix (par exemple l'organisation) ; ces valeurs sont fusionnées avec les mots clés à partir de n'importe quel enregistrement de mot clé correspondant pour tous les enregistrements suivants.


[À propos des enregistrements des réponses]

Dans les enregistrements des réponses, le champ Titre est rempli automatiquement en tant que réponse au titre de l'enregistrement du problème parent.


[À propos de la création des enregistrements des mots clés]

Selon les privilèges dont vous disposez, vous pouvez voir plusieurs options d'enregistrement de mot clé dans le menu déroulant Ajouter un enregistrement. 

Les enregistrements des mots clés contiennent des valeurs qui s'affichent dans les champs avec liste de choix correspondants. Par exemple, vous pouvez créer trois enregistrements Mots clés/État pour définir les valeurs « Nouveau », « Ouvert » et « Fermé ». Ensuite, lorsque vous (ou un autre membre de l'espace de travail) créez un nouvel enregistrement Problème et que vous sélectionnez le champ avec liste de choix État, ces options s'affichent dans la liste déroulante.


[Création des enregistrements des mots clés]

Pour créer un enregistrement de mot clé :
  1. Cliquez sur Ajouter un enregistrement et sélectionnez le type d'enregistrement de mot clé souhaité dans la liste.
  2. Entrez le mot clé souhaité dans la zone de texte.
  3. Enregistrez l'enregistrement du mot clé.

[Affichage et modification des enregistrements des mots clés]

Pour afficher les enregistrements des mots clés, sélectionnez la vue du type de mot clé dans le menu Affichage. Une fois la vue sélectionnée, vous pouvez ouvrir les enregistrements des mots clés afin de les modifier.


[Vues dans l'outil Suivi des problèmes]

Ci-dessous vous trouverez une description des différentes vues des enregistrements dans l'outil Suivi des problèmes. Notez que toutes les vues disposent d'un filtre qui exclut les enregistrements des mots clés.

Tout : affiche tous les enregistrements, avec ID comme colonne principale. Cliquez sur le titre d'une colonne pour trier la vue.

Affectation : permet de trier sur l'organisation affectée au problème. Les colonnes affichées sont affectées à une organisation et à une personne, et au titre du problème.

Catégorie : tri par catégorie de problèmes. Les colonnes  incluses indiquent la catégorie, la sous-catégorie, la priorité, l'état et le titre.

Mes affectations : tri hiérarchique, utilisant un filtre pour afficher uniquement les problèmes qui vous sont affectés.

Origine : analogue à la vue Affectation quant à la structure, mais au lieu d'afficher et de regrouper selon l'organisation affectée, Origine affiche et regroupe par l'organisation et la personne à l'origine du problème.

Priorité : les enregistrements sont regroupés en fonction de leur priorité. Les colonnes affichées indiquent la priorité, l'état, le titre et la date de création.

État : analogue à la vue Priorité, mais avec l'état comme colonne principale et de regroupement. 

Outre les vues précédentes, que peuvent consulter tous les membres de l'espace de travail, les membres qui bénéficient des privilèges requis ont accès aux vues des mots clés, qui affichent les enregistrements des mots clés (par type de mot clé).